経費精算は多くの企業ではまだまだ、エクセルを使ったり、紙の表紙を用意したりしているのではないでしょうか？
この辺りの業務は、全社的に本業にはなかなか現れにくいですが、時間のかかる業務だと思います。
経費精算のソフトやシステム、クラウドサービスなど様々なサービスが展開されています。
実際に私が使ったことのあるのはMF経費が主な経費精算システムで使ってきました。
正直、アドバイスをしている企業においても使い切れていないなと思うところが沢山あります。
そこで、経費精算システムを比較することは、私自身できませんが、MF経費でのできるできないは体験談から判断がつきます。
この記事では、MF経費の評判を伝えるのではなく、実際に導入してみて実感したできることやできないことについて、紹介していきたいと思います。
しかし、そもそもで、経費精算システムを検討する上で、検討した方が良いのはやはり、会計ソフトや基幹ソフトとの連携具合だと思います。
「会計ソフトがMFなら、MF経費を、」と中心に置きたいシステムをまずは検討した方が良いでしょう。
MF経費とは？評判を気にせず他システムとの連携を重視
MF経費は、マネーフォワード社が提供するクラウド型の経費精算システムです。
クラウド型の為、ネットの環境さえあれば、経費精算を電子化、効率化することが可能です。
最近では、経費精算系のサービスが続々とリリースされており、何を導入した方が良いのかわからなくなることが多々あると思います。しかし、経費精算システムを評判のみで判断するのは、私はあまり得策ではないと感じています。
なぜかというと、経費精算システムの差は、正直さほどありません。
社員が立て替えている経費を精算することが主だと思いますが、電車・バス、タクシー等取り込みたい情報は、ある程度決まってきているので、大きな変化をつけられないのです。
しかし、MF経費は、会計システムを展開しているという大きなアドバンテージがあります。
「MFクラウド会計」を導入しているのであれば、経費精算システムも併せて検討することで、会社全体の業務効率は向上することは間違いなしです。
MF経費でできること
では、実際にMF経費を導入して体験しているできる事を紹介していきたいと思います。
MF会計を導入していて、MF経費の評判なんかを気にしているようであれば、問答無用でMF経費を導入することとをオススメします。圧倒的な経理の効率かが図れます。
経費の申請が承認完了した時点で、事前に設定した取引先に紐付けた科目と、取引内容に紐付けた科目によって、MF会計側へ連携されるのです。導入した私のアドバイス先は、経理担当者の今までの作業量から考えても、相当効率化されました。
MF経費でできること：社員の立替経費の精算
もちろんですが、社員の立替経費を精算が可能です。
精算できるのは、ほぼすべての経費と言っても良いでしょう。主な清算とすると、下記のような精算が初期から設定されています。
- 領収書から経費精算する
- 経路登録をして経費精算する
- 日当を指定して精算する
- クレジットカード連携から精算する
- スイカ・パスモから経費精算する 等々
様々な精算方法が設定でき、クレジットカード連携などは、社員一人一人が設定をすることが可能です。
MF経費でできること：請求書払いする経費や販売管理費の支払
立替経費だけでなく、会社が請求書にて支払をする経費も対応可能です。
例えば、Excelで表紙を作って、社内の申請に回す必要もなくなります。すべて電子化されるのです。
初期設定で「支払依頼」という申請フォームが用意されています。これを使えば、社員が申請～経理担当者が支払をするところまで一貫してMF経費で対応できてしまいます。
もちろん、経費申請の承認ルートも設定することができるので、承認がなく勝手に支払われるなんてことはありません。
これを導入したアドバイス先の担当者は、本当に楽になったと言っていました。
今までは、結局承認を取るために表紙を作り、その後、会計ソフトに入力することが当たり前だったものが、一度入力すれば、支払まで完了してしまうので、ものすごい効率化です。
MF経費でできること：会社クレジットカードで使った経費の精算
使い方によっては、法人カード支払った内容のものを精算可能になります。クレジットカードの場合、口座引落が大半です。
そのため、支払をする必要がないです。
こういった、支払を必要としないけれども、仕訳や承認フローに乗せる必要のある取引があると思います。
これらもMF経費であれば対応可能です。支払をする取引なのか、否かを設定できるからです。
これを設定しておくだけで、仕訳だけを自動で生成させることが可能となります。
MF経費でやった方が良いこと
MF経費は、使い方次第でいくらでも効率化が可能です。
私のアドバイス先も最初はまったく使いきれずに非常にムダな使い方をしていたなと思います。
ですから、導入したからには最低限やっておいた方がよい、設定を紹介していきたいと思います。
MF経費導入後のオススメ：請求書支払は申請から支払設定までできる
何度か前述しましたが、MF経費から直接支払の設定をすることが可能です。
MF経費側で支払を集計し、総合振込として、銀行側の総合振込の承認フローへ載せることができます。
通常のやり方の場合、別のソフトでCSVデータを作成し、ネットバンキング等にアップロード。そこから承認フローに乗せるということを行っていたと思います。
しかし、このようなCSVで出してアップロードして、そこから承認作業を進めることは一切必要ありません。
MF経費から申請を上げると次の承認者に自動的に銀行の承認フローがスタートするのです。
MF経費導入後のオススメ：各種連携設定
MF会計について記載した以下の記事でも紹介しましたが、マネーフォワードシリーズは様々な連携先から情報を連携し、それをそのまま経理上のデータとして取り扱う事が可能です。
MF経費の場合は、個人ごとに設定をすることをオススメしますが、経費精算する取引が連携できるので、社員の申請作業も楽になります。
特に、電子マネーやクレジットカードを連携しておいて、決済は基本的にはクレジットカードや電子マネー、スカイで行う事で、入力作業すらいらなくなります。
連携したデータを選んで、経費として登録するだけで済むのです。日本でもキャシュレスの動きがようやく活発になってきました。
これを機に電子マネーを全社的に促進しても良いかもしれません。
MF経費導入後のオススメ：MFクレジットカードを作る
これは、会社ごとの判断になるかもしれませんが、会社で法人用のクレジットカード持つこともお勧めです。
前述のように連携ができるため、明細はそのままデータとして連携ができます。
また、マネーフォワード社が独自で発行している下記のカードは、MF経費との相性は抜群です。
MF経費には、あらかじめこの自社カードが設定できるようにページまで用意されています。そのため、会社カードを利用して支払をした申請をスピーディーに確実に申請することができるのです。
今では、会社の備品等をネットで購入することも多いと思います。アマゾンで買えば、明日には届いています。
何か会社で図書を購入する際にも利用するでしょう。そのような場合の決済をカードにすれば、社員の立替の負担もなくなりますし、支払も会社として管理しやすくなります。
MF経費を使ってみて使いにくい点
これまでは、どちらかというとMF経費の良い評価・評判をお伝えしてきました。
ここからは、導入してみて、実際に「あ～残念」とおもってしまった点について解説していきます。
MF経費の使いにくい点：経費の一括インポート機能はない
支払依頼ができるということで、私のアドバイス先もそのようにできればと思っていたのですが、まとめて、支払をインポートすることです。
これができると仕入等の複数の取引を一気に登録・仕訳・支払と完了することができ、業務の効率化は、間違いなし！と思っていました。
しかし、残念ながら現在の使用では一括でのインポートはできずに１枚の請求書づつ入力していく必要があるのです。
前述のMF会計も同様に仕入については、かなりの弱さを発揮している印象があります。
MF経費の使いにくい点：立替経費と支払依頼以外は見にくい
MF経費のホーム画面で表示されているのは、立替経費を登録する登録手段の選択と申請の選択ができる画面です。
申請は、「経費申請」「支払依頼」の２つが主に表示されています。
このほかにも、他の申請フローを構築することができるのですが、残念ながら非常にわかりにくい表示となってしまっているのです。
そのため、経費精算と支払依頼以外の申請でMF経費を使うのはお勧めできません。
しかし、ずば抜けて経費と支払については強みを発揮する為、そこまで気にならないでしょう。
まとめ:MF経費で効率は格段に上がる
MF経費を実際に使ってみて、経費精算と支払依頼に関しては、ぴか一で強みを発揮しています。
しかし、MF経費を評判で判断するのは、個人的には意味がないと思います。MF経費とMF会計を組み合わせれば、経費の登録～仕訳～支払まで一気に完了します。
具体的な数字等は、申請者が１度入力するだけで完結するのです。
経理の仕事で一番時間のかかる入力作業が一気になくなります。何事も申請を上げようとすれば、申請者は、もともと入力をしています。
そのれを再度経理で入力することなく、一気通貫で一次情報を仕訳まで完了させるのですから、こんなに優れた経費精算ソフトはそうないと思います。
- 会計ソフトがMF会計なら間違いなくMF経費を導入するべき
- 経費精算ソフトは差がないため、会計ソフトに対応できるのもを選ぶべき
- クレジットカードはできれば、MFのクレカを作ることでより効率化
- 導入後はデジタルの強みを最大限に発揮する設定を
