Excel術

初心者が悩むエクセル(excel)とは、何か?

そもそも、エクセルとは、何をするソフトなのでしょうか?これがわからないと、入社して言われ続けている「エクセルでこれやっておいて」なんてことがあまり理解できないのではないでしょうか?私は、エクセルのすごさに気づき、大学時代にこっそり勉強してエクセルをある程度使えるようになりましたが、知らない人からすると、何をするソフトなのかもわからない。どんなことができるかもわからない。なんてことになってしまうと思います。

そんな方でも恥ずかしくないようにイチからエクセルについて勉強していきましょう。

EXCEL(エクセル)とは?

エクセルとは、何か、まずはこれを知らないとエクセルを有効活用できません。エクセルを知っているだけで、今までちまちまと時間をかけていたことが、一気に片付く。そんなことだってありますので、ぜひ、学んでおくことをオススメします。

そもそもエクセルとは、

マイクロソフト社が提供するofficeシリーズの表計算ソフト

です。

表計算ソフト?と疑問に思うかもしれませんが、エクセルはもともと表を使って数字を計算するためのソフトなのです。その計算をわかりやすくプレゼンテーションするために、表をきれいに作成できたり、グラフとして表示できたりする機能があるのです。また、関数を使えば簡単に自動処理を行ってくれる為、簡易なソフトウェアを自作できるのです。

表計算ソフトですので、文字をきれいに見せることには適していません。機能を上手く使うことで、その方が良い場合もありますが、基本的には何かを計算させる。数字に関するグラフなどを作成するためのツールであることをしっかりと憶えてておきましょう。

EXCEL(エクセル)でできることは(超基本。)?

EXCEL(エクセル)でできる事は非常にたくさんあります。活用方法は無限大なのです。細かな事を出していくと日が暮れてしまうので、覚えておいた方が良い超基本機能を下に記載していきます。

新入社員で入社したときに、エクセルで「これをしておいて」、「あれをしておいて」と言われることが多かったのではないでしょうか?そんな時に、イメージがわかないと仕事を理解しにくかったのではないでしょうか?少しでもエクセルの処理の最終形がこうなるとイメージがあるだけで、上司の仕事の指示を十二分に理解できると思います

表を作る(自動で計算する)

EXCEL(エクセル)の超基本的な事ですが、表を作り、その処理をすることは、エクセルにとって得意中の得意分野です。例えば、月別の売上表や収益の管理表などなど、エクセルを使えば電卓を登場させなくても簡単に表を作り、表の中の処理(計算)だってしてくれます。

今では当たり前のように使っていますが、数字の関わる業務に取り組んでいた方は、昔電卓で同じ処理をやっていたとすると鳥肌もんですね。。。。いまだに手で計算しているとするととっくに時代遅れの新入社員になってしまうので、エクセルを活用して計算するようにしましょう。

「表」を作るということですが、表作りは非常に簡単です。

なぜなら、すでにエクセルはマス目型になっており、そこに情報を入れていくだけで表は簡単にできてしまいます。また、関数と呼ばれる計算式をいれておくだけで、自動的に計算してくれるのです。

こんな表が簡単に作れます。これを少しフォーマット化することで、見積書や請求書なんかもエクセルで作っている会社がほとんどだと思います。しかし、そのフォーマットの作り方が下手なためにわざわざ手で計算をして、それを入力なんてことをしているな。と見受けられるフォーマットも実際に存在しています。ですので、この表は自動で計算できる表に変えられることをしっかりと憶えておきましょう。

グラフを作る

エクセルには様々なグラフを作る機能があります。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフが一番多く思い当たるものなのではないでしょうか?グラフを使うことで、数字を可視化することができ、理解を得やすいのです。そのため、プレゼンテーションや会議資料等ではグラフを使うことで、いち早く共有したい数字についてはグラフを使うことが非常に有効的なのです。

グラフには、グラフごとに役割があります。それぞれの見せ方に応じて、使うグラフを変えていくことをオススメします。グラフの作り方については、改めてと思いますが、エクセルでのグラフづくりは、とても簡単にできます。一瞬で作れてしまうものもあります。

こんなグラフがすぐに作れます。

「一瞬で作れてしまうものもある」ということは逆説で作れないものもあるということです。なぜ作れないのかというと、グラフにするためのデータの作りがよくないとエクセルがその表をどのようにグラフにすればよいのか理解できずに、うまく表示されないのです。しかし、ちょっとしたコツでそれは解消し、自分の思い通りのままにグラフを作ることが可能です。

入力フォーマットを作る

先ほども紹介しましたが、エクセルは様々な用途で利用されることが多いです。特に見積書や請求書のような計算が必要なものから、申込書のような文字入力を基本とする場合にも使われることが多いのです。

エクセルはビジネスシーンでは当たり前になっていることから、多くの方から情報を回収する際に、ある程度入力できることをこちらで絞り込んで、エクセルを配布することで、様々な情報を集めるのに重宝するのです。参加申込書や申請書といったフォーマットを作ることも非常にお勧めできるソフトウェアですが、その集めた情報をどうするかによってエクセルを使うのかを判断した方が良い場合もあります。

エクセルは、計算、自動処理、入力制限が必要な場合にフォーマットとして活用することをオススメします。

まとめ

エクセルの基本中の基本、更にエクセルでどんなことができるのかイメージがわきましたか?このイメージがないと何をするために学んでいるのか、いまいち理解できなくなってしまうのではないでしょうか?

学びはアウトプットが非常に重要です。大学に合格するというイメージ(ゴール)があってこそ学ぼうと思うわけです。ですので、そのイメージをまずはもって学んでいきましょう。

まとめ
  • EXCEL(エクセル)は表計算をするソフト
  • 表やグラフといった数字に関する資料作りに重宝する
  • フォーマットとしても機能を活用することで非常に簡単に作れる

エクセルでできる事のイメージがわいたところで、実際に知っておいた方が良いエクセルの講座に入っていきましょう。

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