働き方改革の波が押し寄せ、業務時間の削減や様々な時短術が巷では流行しています。時短術を制する者が仕事を制するのか？私個人としては疑問です。なぜならば、時短術を行ったからと言ってその人のすべき仕事の成果が変わるのかはまた別の話だからです。
もしも、時短術を活用することで、仕事が今まで以上に進行することができるのだとすれば、今までの1.5倍、2倍の成果を出す可能性があると思いますが、時短術を定時に仕事を終わらせる術とするのは間違っていると思うのです。
しかし、仕事は何よりも早いことが一番だと身をもって感じています。会社で一番仕事の早いやつと言われ続ける男がどんな仕事の仕方をしているのか、書いていきたいと思います。特にこの記事では、会社で一番仕事の早い男がメールやメーラーをどのように使い、会社で一番はやく仕事をしているかを紹介していきたいと思います。
会社で一番仕事が速いと言われる所以
所以というと大げさすぎますが、私が会社に入社した際に教わった言葉があります。「仕事ができるとは、2種類しかない。1つは、圧倒的な発明などをする天才。もう一つは圧倒的に仕事を早く終わらせる人間。」この言葉を聞いた時に、私はかなり感慨をうけました。仕事ができる奴と会社員であれば入れたい言葉ではないのでしょうか？
学生時代は、都合の良いことに「勉強ができる」ことを図る術がありました。テストや成績です。それは、数値化され、親でも自分の子がどの程度勉強できるかを把握できる状態です。しかし、仕事はそうはいきません。資格という考え方があるかもしれませんが、資格はその仕事をする上での最低条件の勉強したことがありますの証であって、仕事のできる。できない。にはまったく比例しません。
つまり、仕事が「できる」「できない」というのは、その人たちが感じる感覚論でしかないのです。
しかし、皆さんは人と仕事をしている。ヒトは「できる」「できない」については、論理的に数字で測れる状態にしてにその感覚を図っています。具体的には、
- 利益の数字
- かかった時間
主にはこの二つです。このどちらか、または両方を感覚でとらえ仕事ができる人を感覚的に評価しているのです。利益は数字です。しかし「かかった時間」は、人それぞれのこれまた感覚的な部分がつ用意のが事実です。なので、仕事をする人がだれであろうと、極力その時間をかけないことで、仕事ができる奴言う、印象を植え付けていることこそが、私が仕事ができると言われる所以です。
会社で一番仕事のできる男の秒速で処理するメール術
そのため、ひとつの仕事にかける時間はごくわずかです。仕事をしていると非常に時間がかかるのが、私の場合メールです。掘っておくと1日何百通モノメールがメールボックスに蓄積されていってしまいます。仮に、200通とした場合に、1日中メールをみていたらどうなるでしょうか？
1通に1分もの時間をかけると200分必要となってしまい、就業時間４時間の約半分の時間がメールによって失われていることになります。こんな状態では、仕事を早く行う事以前の問題となってしまいます。
だから私は、メールの仕事術にこだわって仕事をしています。私の考えるメール術の基本ルールは、以下の通りです。
- 「未読メール」を一発で見れるようにしておく
- 必要のないメールはまったく見ない
- 「既読状態」と「未読状態」を上手く使い分ける
- 来たメールは即レス
- 全ての仕事をメール管理で管理できるようにしておく
では、私のメール術を順を追ってみていきましょう。
メール術①：「未読メール」を一発で見れるようにしておく
お使いのメーラーは何でしょうか？私は学生の頃から「Gmail」が単純に使いやすく好きでした。今でも職場のメールはGsuitが導入されている為、標準で「Gmail」を使用しています。
Gmailには、メールボックスの表示を切り替える設定によって、開いた時のメール表示が変わってきます。私は、受信トレイの種類を「未読メールを先頭」にしています。
これにしておくと、開いた時に未読メールが上部にピックアップされて表示されるようになるので、どのメールに対応しなくてはいけないかが一発でわかるのです。アウトルックを職場で使っている場合でもメインのメールボックスのフィルタを「未読メール」を選ぶと未読のメールだけを表示できます。
こうすることで、メール術②～⑤の最大限に効果を発揮してくれます。
メール術②：必要のないメールはまったく見ない
つぎに1日のメール量の中に本当に自分のメールだけを選別する必要があります。他人と他人のメールなんて見ている暇があるのであれば、他の仕事をした方が良いに決まっています。
その為、メーラーのフィルタ機能を最大限に活用する必要があります。
前述の通り、Gmailのフィルタ機能はものすごく簡単に作れます。また、これを活用することで、未読フォルダに残すメールが本当に対応が必要なメールだけに絞ることができるのです。
フィルタ機能の設定については、また別途お伝えしたいと思います。
メール術③：来たメールは即レスする
さて、上の2つのメール術を駆使すると、本当に対応が必要なメールだけが、未読メールとして残る事になります。このメールに関しては、即レスすることです。会社の人のメールを除くと受信トレイに4ケタの数字が並んでいたりと、本当にメールとの付き合いが下手なんだなと感じてしまうわけですが、私の場合は対応すべきメールが感覚的に表示されていますので、即対応が可能なわけです。
来たメールは極力即答します。1行でも2行でも即答します。これが相手に与えている印象です。すぐにレスが返ってくるとすぐに対応してくれている感覚を覚える為、早く仕事ができる人だという認識を覚えるわけです。
とにかくメールには即レスしておくことが重要です。
メール術④：「既読状態」と「未読状態」を上手く使い分ける
しかし、メールには即レスできるメールと即レスできないメールがあります。
例えば、資料作成の依頼なんかだと、そのメールを見てもすぐに資料はできないので、その資料を作成してから返信となります。このときに「未読」に戻しておくと、メールの対応を忘れることもないですし、返信して添付するメールもすぐにわかるので、この機能を上手く使っておくと非常に便利です。
Gmailの場合、メールを開いた後に上にある「メールのマーク」をおすだけで、メールを未読にすることができるのです。未読にしておくことで、メール術①で設定した通り、メールが上部に表示された状態になるのです。
メール術⑤：全ての仕事をメールで管理できるようにしておく
少し意味深なタイトルを付けましたが、この未読機能を使うことで、TODOリストが一切いらなくなります。メール術だけでなく、仕事術になるかもしれませんが、1日の中で一番多く見る画面はメールです。
そのため、そこにやらなければならない仕事をメモしておけば、忘れることはないですし、対応したら「既読」にして未読メールのリストから消えますので、TODOをやり終えたら既読にしておくと、未読メールにたまっている仕事がやり残した仕事とわかりやすく管理することができます。
会社で一番仕事が速い男のメールボックスは自分からのメールばかり
では、メールで依頼がある以外の仕事をどのようにしてメールの未読としてメーラーに蓄積させるかですが、いたってシンプルです。
自分自身にメールを送るのです。
送信元と宛先が同じであってもメールが送れるのはご存知でしょうか？その機能を使うだけで、自分の未読メール（TODOボックス）にメールで依頼のあった事以外をTODOとして残すことが可能になります。
私の場合は、Gmailをスマホで見ることができる設定をしていますが、携帯のアドレスからでもメールは送信可能です。自分自身のアドレスを認識しておけばいいわけですから送る元のメールはどのメールを使っても構いません。
ただし、タイトルにTODO名を入れておくことをオススメします。タイトルにTODO名をいれ、本文は空でもOKです。タイトルが空の場合、メーラーによっては「無題」と表示されてしまい、どんな対応をするはずだったのか、思いだしにくくなります。
ですから、タイトルにTODO名を入れた空メールを自分宛に送っておくことで仕事を一元管理できるから、仕事が速く進むわけです。
まとめ：メールを制する者は仕事を制する。実証済み。
どうでしたでしょうか、私が実践しているメール術の全貌でした。Gmailを使っているのでその話がメインになっていますが、仮に職場のメーラーが他のメーラーであった場合でも、同じような機能はあるでしょうし、すべてのメールを実はGmailに集約することも実はできるのです。
メーラーの機能を最大限活用することで、メール術だけでなく、仕事も順調に進むのです。
- メーラーの機能を最大限活用する
- メールの表示は「未読メール」が優先されるように
- メールボックスをTODOのように使うことで仕事術にも
