どうもカノイです。
この記事では、Googleスプレッドシートが Excel勝る1番のポイントである、「共有」の設定について紹介していきます。
Excelの場合は、共有相手のExcelの契約状況の有無によってできることが限られてしまいます。
そのため、特に違いを生むのが「共同編集」だと思うので、一枚のシートをみんなで更新していく場合には、スプレッドシートを活用した方が効率的です。
この記事では、スプレッドシートで1番使い勝手の良い共有について説明をしたいと思います。
- 共有の方法は２つ
- スプレッドシートから共有する
- URLで共有する
- 共有には権限設定ができ、「閲覧だけ」「閲覧 +コメント追加」「編集も」などと相手に合わせた共有ができる
- Google workspaceで利用時にはドメイン制限に要注意
Googleスプレッドシートの共有の方法
Googleスプレッドシートで共有する方法は、
- Googleスプレッドシートの共有設定から共有する方法
- URLで共有する方法
の2つの共有方法があります。
それぞれ共有したい相手や方法に合わせて使い分けることがおすすめです。
共有相手や共有して作業したいシュチュエーションに合わせて使い分けていきましょう。
どちらの共有方法も原則は、上のツールバー右にある「共有」から機能を表示します。
「共有」ボタンをクリックするとポップアップが表示されます。ポップアップが表示されたら、設定したい方法に合わせて操作をしていきます。では、見ていきましょう。
Googleスプレッドシートの共有機能で共有
共有機能で共有する方法で有効的なケースは、次のような場合です。
- 特定の共有の相手ごとに権限を分けたい
- 特定のグループのみが編集、閲覧できるようにしたい
この機能を使うと、共有相手にはGoogleスプレッドシートから規定のフォーマットで共有相手にメールが届きます。共有相手にも通知することができます。
「共有」を開いたのちに出てくる「ユーザーやグループと共有」で共有を実施していきます。
上部にある「ユーザーやグループを追加」にメールアドレスを追加することで、共有機能を使った共有が可能です。
Googleアカウントでないメールアドレスでも有効ですが、原則はGoogleアカウントの方が良いです。
また、GoogleWorkspaceを契約している場合は、メーリングリストなどで「グループ」機能を使っていると思いますが、グループのアドレスを登録するとそのグループ全員に権限を付与することができます。
URL（リンク）で共有する
URLで共有する方法で有効なケースは、次のような場合です。
- 多くの人がアクセスして閲覧・編集してもらう場合
- メールを使って共有をしたい場合
- 編集ではなく多くの方に閲覧のみを依頼する場合
URLで共有する際も設定方法は比較的簡単です。
「共有」を開いたのちに下段の「リンクの取得」部分のURLをコピーして使用すれば、URLにて共有が完了します。
この際の権限設定については、次の章で説明していきます。
このように2つの方法で共有を簡単にできるので、共同編集などの操作に難しさがあるExcelと比べるととても便利に共有しながら表計算ソフトの変種ができると思います。
Googleスプレッドシートで共有する際の注意点
ここまでは、Googleスプレッドシートで自分以外の他者とシートを共有する方法について説明をさせてもらいました。
ここからは、共有する際の注意点やより詳細な設定について解説していきたいと思います。その際に下記の点については留意していただくのが良いと思います。
- 共有する相手へ与える権限はどの程度にするか
- Google Workspaceを利用している場合は、相手が閲覧・編集できるのか
共有時の権限設定を間違えてしまうと相手が閲覧できなかったり、或いは編集を依頼したいのに編集できなかったりということになってしまうので、注意して設定していきましょう。
「共有」する相手の権限
Googleスプレッドシートを共有する際に決めなくてはならないのが、共有相手へ与える権限です。
一般的にGoogleのスプレッドシートをはじめとする、Googleの提供しているドキュメントやプレゼンテーションの共有権限は次の3つで管理されています。
| 名称 | 権限内容 |
| 閲覧者 | 共有内容を閲覧のみ可能な権限 |
| 閲覧者（コメント可） | 共有内容を閲覧することができ、指摘したいポイントについてはコメントを残せる権限 |
| 編集者 | 共有内容自体に編集を加えることができる権限 |
共有するべきデータを作成した方は「オーナー」となり、この権限を管理することができます。
この権限設定は、共有相手のアカウントを指定して権限付与することができます。
初期状態では、基本的には自分以外は編集はできない状態になっています。
共有方法によって権限付与の違い
共有方法によって権限の付与方法が変わります。
| 共有設定での共有 | URL（リンク）での共有 |
| ・一人一人に権限設定ができる ・グループごとにも権限設定ができる | ・基本は一律の設定 |
権限設定の必要性に応じて、共有方法を選択するのも良いと思います。URLを複数発行することはできないので、権限は1つのみの設定となります。
もちろん、個別に編集者を設定した上で、URL（リンク）共有では「閲覧者」にしておくだけで、権限を分けることも可能です。
では、共有方法での権限設定を見ていきましょう。
共有設定の場合の権限設定
方法は簡単で、共有時に出てくる入力欄に共有相手のメールアドレスを登録するとポップUPで下記のような画面が出てきます。
赤枠の部分を選択して権限を選択することで、権限が設定できます。
ここで権限を選択し、「送信」をクリックすれば共有設定が完了し、共有相手に通知が届きます。
URL共有の場合
前述の通りURL（リンク）で共有する場合は、設定できる共有方法はひとつのみです。
アカウントごとなどの設定はできません。アカウントごとに共有設定を残した場合は、共有設定と併用すると良いです。
共有したURL（リンク）からアクセスした人がどの権限を持つか設定をします。
「リンクをコピー」の下にある赤枠部分をクリックすることで選択肢が表示されるので、選択するだけで、権限が変更されます。
権限を選択後に「完了」ボタンが出てきますので、忘れずに完了ボタンを押すようにしましょう。
共有相手の閲覧可否（Google Workspaceの場合）
一般的なGoogleスプレッドシートの共有方法を見てきましたが、注意が必要なこととして、仕事用でGoogle Workspaceを利用している場合には少し注意が必要です。
Google workspaceは、企業が契約をしてGoogleのサービスをセキュリティ高くビジネス利用として提供しているサービスです。
この場合注意が必要なのは、ドメインの考え方があるということです。
ドメインの考え方とは、一言で言うとメールアドレスの@以下の表記が同じであるか否かです。
つまり、自社の企業内での共有はこれまで説明した方法で簡単に共有ができます。しかし、他者に共有したい際に、そのまま共有しても共有相手は見ることができないのです。
他社の人に見てもらいたい場合は、このドメインに関係なく閲覧できるように設定することが必要です。
やり方は簡単です。
下の画像の赤枠の部分を選択して、変更するだけで完了します。
いかがでしたでしょうか、Office365ではなかなか使い切ることのできない共有機能もGoogleスプレッドシートであれば安易に共有できるのでおすすめです。
まとめ：Googleスプレットシートで権限を設定しながら共有可能
いかがでしたでしょうか？
Googleの機能を使う上で、1番有効性を発揮する共有の機能について紹介しました。
これはスプレッドシートに限らず、ドキュメントやスライドなどGoogleの機能であれば同様に設定が可能です。
- 共有の方法は２つ
- スプレッドシートから共有する
- URLで共有する
- 共有には権限設定ができ、「閲覧だけ」「閲覧 +コメント追加」「編集も」などと相手に合わせた共有ができる
- Google workspaceで利用時にはドメイン制限に要注意
このほかにもGoogleスプレッドシートについて、デジハラに合わないために覚えておきたい6つを下記の記事でまとめていますので、合わせてご確認ください。
