どうもカノイです。
Googleスプレッドシートのこれだけは知っておいてほしいシーリーズも詳細記事の最後になるかと思います。
これだけは知っておいてほしい6つのこととして、紹介してますので、ぜひ見てみてください。
さて、この記事では、Googleスプレッドシートを使用する際に、セルに表示させる数字や日付などについての表示設定についてまとめていきたいと思います。Excelに慣れてる方には、そこまで苦労する内容ではないかなと思います。
ほぼ、Excelと同様の設定がGoogleスプレッドシートでも対応できます。
Googleのヘルプは、こちらで紹介をしていますが、図解で紹介していきます。
https://support.google.com/docs/answer/56470?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop#zippy=
- 表示形式が適用されるのは、「数値」のみ、文字列はNG
- 表示形式を利用することで、見た目は見やすく設定でき、表計算もできる
- 表記をまとめることや単位をつけることも可能
- 日付は「1899年12月31日」を「1」としてそこから1日づつカウントしている
表示形式とは？
Googleスプレッドシートに限らず、Excelなどでも設定ができると思いますが、
セルに入力されている数値を基に表示に記号等を加え、表示されている形式を設定すること
スプレッドシートやExcelなどの表計算ソフトと呼ばれるアプリケーションの多くは、セルには数字を入れて使用するのが一般的です。
表示形式の中には、文字列といった設定もありますが、これは数字を本来管理するソフトにおいて、文字と識別させるためのものです。
セルに入力されている数字に表示形式を設定することでその数字に意味を加えることができます。
もっとも自動でそれを行なってくれる場合もありますが、ここではそれを任意に操作していきましょう。
Googleスプレッドシートの表示形式を設定する方法
Googleスプレッドシートの表示形式を設定する方法手順は、基本的にはExcelと変わりありません。
- 表示形式を設定するセルを選択
- ツールバーの中から表示形式を選択
規定の表示形式であれば、この2ステップで設定ができますので是非、見やすい表の作成に向けて設定しましょう。
①表示形式を設定するセルを選択する
この際に、複数のセルを選択する場合は、ドラックでも良いですし、
- 接続するセルであれば「Shift + 矢印」
- 離れたセルであれば「Ctrl + 選択」
にて、セルを選択すると良いです。
②ツールバーの中から表示形式を選択
ここから設定したい項目を選択することで表示形式を好みの表示にすることができます。
数字をどのように編集するかは、各項目の右に出ているのでわかりやすいと思います。
任意の表示形式にする場合
規定の表示形式に表示したい場合は、ツールバーから選択すれば、設定は完了します。
仮に自分の設定したい項目がない場合などには、「表示形式の詳細設定」から任意の単位や表示形式を設定することができます。
例えば、桁の多い数字を管理する際に、列の幅が広がってしまうため、千円単位で表示をしたい場合があると思います。下の画像はサンプルですが、全て同じ「1000000」と入力されていますが、表示形式を変えることで表示を変えています。
その際には、先ほどの②の手順の一番下にある「表示形式の詳細設定」＞「カスタム数値形式」を選択して設定することができます。
千円単位で表示したい場合は、「#,###,」とすることで千円以下の3桁がない状態で表示することができます。最後の「,」がポイントです。
また、最後に文字を入れることも可能です。
先ほどの例で申しますと、幅を解消したい場合には少ないかもしれませんが、「千円」を後ろにつけることも可能です。
その際には、「#,###,千円」と入力すると良いです。
「表示形式」設定で覚えておくと良いルール
ここまでは、Googleスプレッドシートでの表示形式を設定する方法を紹介しました。
このパートでは、スプレッドシートやExcel上で表示形式を設定する際に覚えておいた方が良いことを紹介したいと思います。
- 表示形式を変えられるのは数字（数値）のみ
- 文字列と表示形式の違い
- 日付も数字で管理されている
この3つは確実に押さえておくようにしましょう。
①表示形式を変えられるのは数字（数値）のみ
これは前述の表示形式とはのパートでも紹介した通りですが、表示形式とはそもそも数値の表記を変える設定です。
そのため、数値以外で入力されているセルには何の効力も発揮しません。
例えば、意外と勘違いしやすいですが、
- 数字が全角で入力されている
- 〇〇千円などと混在している
このようになっていると、セルを一概に「文字列」と判断するため、表示形式を変えても反映されませんので注意しましょう。
表計算ソフトの使い方を間違えないようにしましょう。
②文字列と表示形式の違い
しかし表などを作る際に、わざわざ設定を変えるのもめんどくさい。文字列でも良い。と考えがちですが、具体的に文字列で入力せずに表示形式で表記をしたほうがいい理由をお伝えします。
それは、数式・関数の適用や数値として扱えると言うことです。
表を作る際に一般的には、合計や平均、中央値などを表記することが多いのではないでしょうか？
これを文字列で入力していると、表計算ソフトを使っているにもかかわらず、手計算をしなくてはいけないのです（表計算ソフト上で計算してくれない）。
しかし、そもそもが数値で入力されていて、表示形式だけが設定されている場合は、あくまでも見え方が異なるだけで、数値ですのでそれらの計算は自動で計算してくれます。
見ていただいた通り、B列は「1000000」と入力しているのに対して、C列は「1,000千円」とあえて入力しています。
合計は、「sum関数」合計を求める感するで出しています。
説明の通り、C列は全て「文字列」のため、数値ではないため０と認識されてしまっているのです。
もし変更があった際にも自動で計算された方が良いですよね。そのためにも使い方を覚えておくと非常に便利です。
日付も数字で管理されている
最後にこれは表示形式というよりもスプレッドシートやExcelでは基本的な考え方なのですが、日付も実は数値で管理されているのです。
日付を入力する際に、「〇/〇」などと入力することが多いと思いますが、このように入力すると自然と表計算ソフトが日付と認識してくれるのであまり不便はしないと思います。
しかし、一度日付で入力されているセルの表示形式設定で「数値」を選んでいただけるとわかるのですが、数値が表示されるのです。下の画像はあえて、セルを「数値表示」にしているので、A1に入力されている情報と同じ情報が数値で表示されているのがわかると思います。
実は、1899年12月31日を1として、1日を1として日数をカウントしているのです!
そのため、うまく数式を活用しないと間違った日付表示になってしまうので注意してください。
まとめ：スプレッドシートでは「表示形式」を活用してみやすい資料に
いかがでしたでしょうか？スプレッドシートでの「表示形式」について紹介していきましたが、これを覚えておくだけで、みやすい資料作りが可能になると思います。
見やすいように単位をつけたり、表示をコンパクトにしたりと活用できます。
ぜひ、覚えておいて仕事で役立ててください。
- 表示形式が適用されるのは、「数値」のみ、文字列はNG
- 表示形式を利用することで、見た目は見やすく設定でき、表計算もできる
- 表記をまとめることや単位をつけることも可能
- 日付は「1899年12月31日」を「1」としてそこから1日づつカウントしている
このほかにもスプレッドシートで最低限覚えて欲しいことを6つほど紹介しているので、ぜひ確認してください。
